Resumen
En este documento trataremos de
analizar las características de la documentación informativa así como sus usos
y finalidades. Además de ilustrar las características del proceso y
las pautas correctas para conseguir un uso adecuado del mismo.
Introdución
de las ideas clave
La RAE define la documentación
como:
1. f. Acción y efecto de documentar. 2. f. Documento o conjunto de documentos, preferentemente de
carácter oficial, que sirven para la identificación personal o para documentar
o acreditar algo.
Esta definición nos aporta el
conocimiento suficiente como para entender en el siguiente punto la definición
de documentación informativa. No obstante, antes se debe explicar la definición
de sociedad de la información puesto que este es el marco actual donde trabaja
la documentación. Se define como:
aquella en la cual las tecnologías que facilitan la creación, distribución y
manipulación de la información que juegan un papel esencial en las actividades
sociales, culturales y económicas
Concepto
de Documentación Informativa
El catedrático J.L. López Yepes
define en 1981 la Documentación Informativa como “aquella parte de la Documentación que tiene
por objeto el estudio del proceso de transmisión de fuentes para la obtención
de nuevos conocimientos en la investigación de la comunicación social, y en el
trabajo en el seno de la empresa informativa”.
La documentación informativa
aporta los conocimientos necesarios para acceder a la documentación impresa,
sonora y audiovisual.
Principios da Documentación Informativa
Los principios que rigen la
documentación informativa en los medios se pueden dividir en:
1. Teleológicos o definidos por los objetivos finales que se pretenden
alcanzar
Verificativo
La causa originaria fundamental
de la actividad documental periodística, por la cual ésta se orienta hacia la
consecución de la verdad informativa mediante la comprobación de la veracidad
de los textos y referencias que se valoran y difunden, y su consiguiente
purificación y complemento
Explicativo
La causa final específíca de la
actividad documental periodística, por la cual ésta se ordena hacia la
intelección de la verdad informativa mediante la valoración y potenciación de
la comunicabilidad y carácter aclaratorio de los textos y referencias cuya
veracidad se ha comprobado y completado
Editorial
La causa adicional secundaria de
la actividad documental periodística, por la cual ésta se orienta a la
fundamentación de opiniones e ideas desde la perspectiva particular de análisis
marcada por los principios editoriales de la publicación propia.
2. Formales y circustanciales
Perdurabilidad
La razón formal de la actividad
documental periodística, que tiende a fijar la utilidad futura y el grado de
permanencia de los textos y referencias en la elaboración de la información
periodística
Adecuación funcional
La regla metodológica en la
actividad documental periodística, por la cual ésta se orienta al tratamiento
específico que precisa cada tarea y medio documental, de acuerdo con su
naturaleza y función que realiza.
Limitativo
El conjunto de circunstancias
reales de la actividad documental periodística, que limitan su ejercicio y
utilización de medios.
Características de la información de actualidad
La información de actualidad es
enciclopédica, trata todo tipo de temas, lo que obliga a establecer lenguajes
documentales enciclopédicos, siendo además universal, tanto en su difusión como
en su origen y fuentes. Por otra parte la información de actualidad se
caracteriza por una gran desigualdad en el tratamiento de los temas,
superficialidad y profundidad coinciden en un mismo medio. Asimismo, la
redundancia , es decir, la repetición de contenidos en distintos medios o en el
mismo a lo largo del tiempo, planteará problemas de selección. La obsolescencia
de la información de actualidad planteará problemas de conservación y de
almacenamiento y, por último, el propio lenguaje periodístico y sus modas ,
plantearán problemas en el lenguaje documental.
Las principales características
de la información de actualidad desde la perspectiva del trabajo documental
son:
1.1 Coincidencia episódica: Las mismas noticias son ofrecidas por
todos los medios diarios en las mismas fechas y posteriores, así como en las
revistas generales en sus fechas de publicación y en los espacios informativos
no diarios de los medios audiovisuales. La causa es la dependencia de los
medios de las agencias y, sobre todo, de los productores de los hechos que se
constituyen en noticia y en una interpretación coincidente de las expectativas
de la audiencia.
1.2 Redundancia cíclica: La actividad periodística se centra en la
cobertura de los hechos contemporáneos. Como la actividad humana es recurrente,
el tratamiento dado a esta cobertura también lo es. Determinado acontecimientos
tienen una frecuencia diaria , otros semanal , otros mensual , trimestral o
anual. Esto los hace previsibles para la documentación.
1.3 Efecto Mateo: Unos pocos personajes polarizan
el interés de los medios y aparecen nombrados en muchas noticias mientras que
muchísimos personajes aparecen citados por los medios pocas veces, con el
consiguiente desequilibrio para el tratamiento de la información relativa a las
personas.
1.4 Multiplicidad de soportes: Teletipos, noticias impresas,
comunicados de prensa, grabaciones radiofónicas, materiales visuales y
audiovisuales.
1.5 Fragmentación del mensaje: Los mensajes informativos se transmiten
fragmentados por el ritmo de captación de los acontecimientos diferente al de
la publicación o edición de los medios. Estos además suelen utilizar una
estructura en forma de tríptico.
1.6 Latencia: La información de actualidad caduca aparentemente,
pero cualquier hecho cerrado puede reabrirse y puede devolver el protagonismo a
personajes y hechos con independencia de su antigüedad.
1.7 Documentos compuestos: Textos con fotografías y gráficos, por
ejemplo, plantean dificultades de organización documental y de diseño de las
herramientas de recuperación documental.
1.8 Ley del mínimo esfuerzo: La premura de tiempo con la que se
suele trabajar va en detrimento de respuestas y tratamientos de la información
elaborados.
1.9 Relatividad de significado: Los documentos periodísticos
cambian su significado en distintos contextos y admiten interpretaciones
diversas por parte de los usuarios. Esto los hace polivalentes. En información
audiovisual esto es especialmente significativo.
Funciones
de la documentación informativa
La documentación informativa es,
como ya hemos ido deduciendo a lo largo del artículo, la documentación aplicada
a las Ciencias de la Información. Es
informativa porque sirve para informar. Tiene su razón de ser en el desarrollo
de cuatro funciones: valoración, selección, clasificación y archivo.
Por lo tanto podemos decir que
sus funciones son:
1. Producción de información
Hoy en día casi todo el mundo
utiliza la documentación para generar información nueva. La documentación es
información en sí. La posibilidad de información crece con la documentación.
2. Mejora de la calidad y credibilidad de la información
Un proyecto bien documentado hará que sea fiable. Hoy en día todos tenemos
acceso rápido, casi instantáneo, a la información, por lo que cualquier error en la documentación hará
que pierda calidad y por lo tanto credibilidad.
3. Almacenamiento y conservación
Todo aquello que esté bien
almacenado lo podremos volver a encontrar, ya sea en un DVD, un servidor, un
armario o una biblioteca. Dependiendo del formato habrá que tener unos cuidados
u otros a la hora de conservarlo. Habrá
que almacenarlo en el soporte adecuado y deberá estar en un lugar donde podamos
localizarlo. Si tenemos en cuenta estas dos pautas, podremos reaprovechar
nuestro trabajo. Así mismo nos podremos beneficiar de todos los documentos que
hayan sido almacenados y conservados correctamente por otros investigadores.
4. Difusión y reutilización
Cualquier información bien
documentada y almacenada se podrá volver a utilizar en un futuro, bien por
nosotros, bien por otros interesados. La reutilización de la documentación es
imprescindible para cumplir la primera pauta que veíamos: la producción de
información.
Centro de Documentación de
un Medio
Archivos, hemerotecas, internet y fonotecas.
Finalidad
La finalidad fundamental de la
documentación informativa es la búsqueda de información. Sus técnicas también
permiten organizar, archivar, clasificar y ordenar, cualquier material que se
vaya acumulando y almacenar todo nuestro trabajo.
